A fecha de hoy escuchamos constantemente el término “transformación digital”, enfocado básicamente a multinacionales y grandes empresas. Sin embargo la transformación digital afecta tanto a empresas grandes como pequeñas al igual que trabajadores por cuenta propia. La transformación digital del autónomo es un término que aún está por explorar, ya que muchas veces asociamos el autónomo como aquella persona que no tiene tiempo para dedicarse a otra cosa que hacer crecer su negocio y que procesos de optimización a través de herramientas digitales están fuera de su alcance debido a la falta de inversión que le pueden dedicar.
Aquí nos encontramos con el primer error, transformación digital no equivale a hacer grandes inversiones para mejorar la presencia digital, o bien automatizar procesos. La transformación digital es un término muy amplio que tiene diferentes campos de aplicación. Como asesores expertos la gestión administrativa de un autónomo nos hemos focalizado en aquellos procesos administrativos que los autónomos llevan a cabo de manera diaria y que se podrían optimizar con la utilización de una serie de herramientas para facilitarles el día a día.
4 claves a considerar en la transformación digital del autónomo
- Almacenamiento de documentos en la nube
Una carpeta con facturas, el portátil, un pen drive … Todos estos y muchos otros son lugares donde almacenamos los documentos fiscales y contables que después traspasaremos a un Excel o bien facilitaremos a nuestro gestor. La pregunta que nos debemos formular es, cuánto tiempo perdemos al mes en gestionar todos estos documentos para Terni ordenados y disponibles?
A Gestoría Luis hemos seleccionado el mejor proveedor de software para gestionar, emitir y almacenar documentos en la nube, Quipu. Este permite a través de una aplicación hacer una foto a una factura de compra y automáticamente queda registrada en la nube.
- Lector de facturas
Cuántos autónomos pierden horas y mañanas al hacer la presentación del IVA o en transcribir todos los datos de las facturas a un Excel para enviarle al gestor? La pregunta que como gestores proponemos los autónomos o pequeños empresarios se hagan es: ¿Cuánto vale una hora tu trabajo? La respuesta, estamos seguros de que es muy superior al precio que cuesta adoptar la herramienta que nosotros facilitamos a nuestros clientes, con la correspondiente validación por parte de nosotros y la tranquilidad de tener un gestor detrás a quien poder dirigir preguntas.
Imagina la siguiente situación: como autónomos, vamos a poner gasolina en nuestro vehículo que necesitamos para desarrollar nuestra actividad. En el momento del pago pedimos la factura, nos la dan y luego abrimos la aplicación de Quipu a nuestro teléfono y le hacemos una fotografía en la factura. En cuestión de horas esta factura ya está almacenada en la nube, además de transcrita y desglosada con cada uno de los conceptos y el proveedor se ha dado de alta automáticamente. Además nuestro gestor administrativo puede acceder a la misma y aprobarla o denegarla y al final del trimestre las mismas estarán disponibles por nuestros gestor quien podrá hacer las declaraciones de IVA trimestrales sin que tengamos que hacer ninguna otra gestión.
- Emisión de facturas
Como emites las facturas? Hay autónomos que utilizan formatos diferentes en Excel, Word u otro programas que luego se han de imprimir, traspasar al gestor, transcribir a un programa de contabilidad o un Excel.
Imagina la siguiente situación: entrar los datos de la factura a un software en la nube, enviarlas automáticamente al cliente y generar diferentes formatos automáticamente con un logo personalizado. Igualmente al final del mes o del trimestre el gestor accederá automáticamente a las Todo esto también es posible gracias al Quipu, nuestro software.
- Presentación de impuestos
Si ya tienes gestor sabrás que hay ciertos requisitos contables de los autónomos, la pregunta que queremos formular es si tienes una visión a tiempo real de la deuda que tienes con hacienda para que el día de la presentación de los impuestos no haya un descalabro en tu tesorería.
La otra duda que queremos plantear es cuánto tiempo tardes en saber qué facturas tienes que pagar primero, si tienes avisos por los vencimientos de las mismas. O bien si tienes avisos para saber si hay facturas vencidas que deberías cobrar y no estás cobrando. Pues bien una vez generas todas las facturas al software que te facilitamos y al que puedes acceder también a través de la App, podrás tener acceso a toda esta información.
Por todos estos motivos le invitamos para que acuda a la charla, la Transformación Digital del Autónomo en el Tecnocampus donde introduciremos las ventajas de iniciar la transformación digital de los procesos administrativos y donde daremos las claves que le han de servir de guía de ahora en adelante.
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