Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas, y que además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido ( lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor).
Es un equivalente funcional de la factura en papel que se transmite y archiva por medios telemáticos ( de un ordenador a otro).
Conserva el mismo valor legal que el documento físico en papel siempre y cuando cumpla con una serie de documentos.
Todas las facturas ( papel o electrónica) deben cumplir los requisitos que establece el artículo 6 del R.D. 1496/2003 (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) y son:
– Número de Factura
– Fecha expedición
– Razón social emisor y receptor
– NIF emisor y receptor
– Domicilio emisor y receptor
– Descripción de las operaciones (base imponible)
– Tipo impositivo
– Cuota tributario
– Fecha prestación del servicio (si distinta expedición)
Además la factura electrónica, para que tenga la misma validez que una emitida en papel, debe estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido. Es necesaria la firma electrónica para garantizar la integridad de la factura; para comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura.
De ello se extraen tres condicionantes para la realización de la e-factura:
– Se necesita un formato electrónico de factura ( XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG o TXT)
– Es necesaria una transmisión telemática.
– Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
Para implementar y hacer aceptar a nuestros clientes la facturación electrónica se podría incorporar una clausula en los contratos o en las hojas de encargo o pedido. El destinatario debe dar su conformidad con los formatos a emplear por el emisor y debe tener la capacidad de verificar la autenticidad de origen de la factura.
En principio, el destinatario debe conservar el fichero recibido en su integridad, sin modificaciones y con el mismo formato y soporte en el que fueron remitidas. No obstante el artículo 8 de la Orden 962/2007 de 10 de abril, establece la posibilidad de conversión de la factura electrónica a factura papel; “ los contribuyentes destinatarios que deseen conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión papel, junto a los contenidos del documento, ….de los datos de la factura y de la firma electrónica del fichero anterior”.
Por tanto y aunque anteriormente hemos dicho que es necesario el acuerdo entre el cliente y el proveedor para la transmisión telemática de las facturas, seria posible enviar telemáticamente la factura sin acuerdo, enviando un fichero Adobe-PDF que llevara incrustada una firma electrónica reconocida. De esta forma la daríamos al cliente la posibilidad de imprimirla y tenerla en formato papel, si esa fuera su opción, o en caso contrario la podría seguir conservando en formato electrónico.
