Els ingressos: factures emeses com a requisits comptables dels autònoms
Els ingressos són la part més fàcil dels requisits comptables dels autònoms. Ha de portar un llibre registre de les factures emeses com a resultat del desenvolupament de la seva activitat. Aquest llibre no és més que un llistat de totes les factures emeses, per ordre cronològic, i en el qual es reflecteix la següent informació:
- Número de factura
- Data d’emissió
- Raó social, domicili fiscal i NIF del destinatari de la factura
- Base imposable
- Tipus d’IVA (e.g. 4%, 10% o 21%)
- Import de l’IVA
- Retenció d’IRPF (si pel tipus de facturació ha de realitzar retenció en les factures emeses).
La funció d’aquest llibre de registre és saber el que s’ha facturat al llarg d’un període de temps determinat, normalment un trimestre, i serveix per comptabilitzar els ingressos que genera l’activitat.
Amb l’objectiu de dificultar l’eliminació de factures, i per tant, el falsejament dels ingressos, l’Agència Tributària exigeix que la numeració de factures sigui incremental i contínua, no permetent duplicats ni salts en la numeració.
Les despeses: factures rebudes, béns d’inversió i altres despeses com a requisits comptables dels autònoms.
Ja hem vist com l’autònom sap en tot moment quins són els ingressos que està generant la seva activitat gràcies al llibre registre de factures emeses, però amb això només tenim la meitat de la feina. Per portar una comptabilitat completa ens falta l’altra part: les despeses.
L’autònom ha de controlar totes aquelles despeses necessàries per a l’obtenció dels ingressos a què ens hem referit en el paràgraf anterior, ja que només mitjançant un bon control d’ingressos i despeses sabrem en tot moment si el negoci genera beneficis o pèrdues.
Abans d’entrar en profunditat en com han de classificar i comptabilitzar aquestes despeses hem de realitzar una apreciació important, perquè una despesa pugui ser considerat com a deduïble fiscalment ha de complir dos requisits:
- Estar afecte a l’activitat (és a dir, produir a causa del desenvolupament de l’activitat)
- Ser necessari per a la mateixa
Aquests dos criteris de vegades poden ser difícils d’apreciar però sempre haurem de considerar-los des del principi de prudència. Aquest simple consell ens evitarà disgustos amb l’Agència Tributària en el cas que ens inspeccionin i investiguin les nostres declaracions.
Entrant més en detall en l’anàlisi de les despeses hem de remarcar que per la comptabilització dels mateixos haurem de portar tres llibres de registres diferents:
- El llibre de registre de factures rebudes
- El llibre de registre de béns d’inversió
- El llibre de registre de despeses
Llibre de registre de factures rebudes
El més conegut, i potser el de més fàcil comprensió, és el llibre de registre de factures rebudes. Es tracta d’un simple llistat en el qual s’han de comptabilitzar totes aquelles factures que l’autònom rep, i que reflecteixen compres tant de béns com de serveis obtinguts per l’autònom per al desenvolupament de la seva activitat.
En aquest llibre registre, les factures s’han de consignar amb el seu número de factura, la data d’expedició (o data en què es va emetre la factura), el nom i cognoms o raó social de l’emissor, el seu número d’identificació fiscal (NIF), la base imposable, el tipus impositiu aplicable de l’IVA, la quota tributària (import de l’IVA) i en el cas que correspongui, la retenció corresponent.
Llibre de registre de Béns d’Inversió
Anomenem béns d’inversió a aquells béns que ha comprat l’autònom i que per la seva naturalesa i cost l’Agència Tributària considera que no es consumiran durant l’exercici, i per tant, no permeten comptabilitzar directament com una despesa única sinó que obliga l’autònom a comptabilitzar-la distribuint el seu import proporcionalment al llarg de diversos anys.
Es tracta en essència d’un llibre registre molt semblant al de les factures rebudes, però en el qual només s’han de comptabilitzar des del 1 de gener de 2015 els béns adquirits amb un import superior a 300 € (de base imposable). Fins a final de 2014 el límit era 600 euros.
Un bon exemple de bé d’inversió seria la compra d’un ordinador que tingués un cost de 800 € però no ho seria la compra d’un portàtil que costés només 275 €.
L’Agència Tributària té classificats els béns d’inversió segons el seu tipus i per a cada tipus defineix els terminis d’amortització mínims i màxims que l’autònom pot aplicar. Així doncs, l’amortització de béns en al categoria de Sistemes d’Informació, com els ordinadors, han amortitzar-se proporcionalment entre 3.85 i 10 trimestres, segons interessi al propi autònom.
Mentre l’activitat de l’autònom generi els suficients ingressos, interessa amortitzar els béns en el període de temps més curt que permeti l’Agència Tributària per pagar així el mínim d’impostos possible.
Llibre de registre de despeses
Es tracta del quart i últim dels llibres de registre que ha de dur a l’autònom i sovint genera certa confusió a causa del seu nom, que és poc precís. Tant les factures rebudes com els béns d’inversió són també despeses per a l’autònom i no s’han de comptabilitzar en aquest llibre de registre, d’aquí la confusió.
En aquest llibre s’han de comptabilitzar les despeses per als quals no es tingui una factura, però sí un comprovant de pagament en forma de tiquet o de rebut del banc.
Un exemple d’aquest tipus de despesa és el pagament de la quota d’autònoms a la Seguretat Social. Aquest pagament es tracta d’una despesa necessària per al desenvolupament de l’activitat de qualsevol autònom però s’ha de comptabilitzar utilitzant el rebut del banc com a justificant del mateix al no disposar d’una factura.
Un altre exemple molt comú és el tiquet de la papereria per la compra de material d’oficina (si és que no ens generen factura), el tiquet del taxi per la visita a un client o el tiquet per un dinar d’empresa.
És important remarcar que encara que l’Agència Tributària ens permet desgravar tots aquests tiquets haurem d’intentar no abusar-ne ja que no sempre és fàcil demostrar la seva afecció a l’activitat.
Finalment, pot succeir que de la compra d’un mateix bé o servei tinguem tant un tiquet de caixa com una factura, en aquest cas només podrem comptabilitzar uns dels dos sent sempre més profitós comptabilitzar la factura, ja que ens permetrà desgravar també el IVA associat a la despesa.
Conclusió
D’una manera molt esquemàtica hem vist els fonaments de la comptabilitat que ha de portar un autònom. Això que a priori pot semblar complex, no ho és tant. Si estàs començant com a autònom, et recomanem que valors la possibilitat d’utilitzar alguna eina de facturació que t’ajudi a portar un millor control i gestió de la teva comptabilitat, et faciliti l’elaboració de factures i et permeti la generació i presentació de models d’impostos.
Per això, t’animem a provar el nostre software de facturació. Aquesta eina, que ressalta per la seva extrema senzillesa i facilitat d’ús, i per a la qual no cal tenir coneixements de comptabilitat, permet a autònoms i petits empresaris gestionar tota la seva comptabilitat a través de la web o app disponible a la App Store o Play Store per Iphone i Android. Aquesta eina la facilitem a tots els nostres autònoms per tal de fer més senzilla la comptabilitat i no haver de perdre el temps davant d’Excels infinits que es poden alterar en qualsevol moment.
Aquesta eina compta amb un lector de despeses que permet a l’autònom fer una fotografia o escanejar les factures rebudes i automàticament les dades de la mateixa es digitalitzen en el sistema. És a dir es dona d’alta el proveïdor i es comptabilitza la factura amb el seu IVA corresponent, sense tenir que picar les dades.
Un cop donades d’alta en el sistema, aquestes factures són revisades per part del gestor, és a dir nosaltres que addicionalment farem les rectificacions oportunes i realitzarem les declaracions d’impostos corresponents.
Què haig de fer ara per saber més sobre els requisits comptables dels autònoms?
- Si tens més dubtes i vols estar tranquil posa’t en contacte de manera gratuïta amb nosaltres i estarem encantats d’assessorar-te.
- Si vols seguir-te informant sobre aquest tema i molts més pots consultar de forma gratuïta el nostre blog i videoblog d’actualitat on trobaràs referències sobre aquest tema i molts més.
- Si vols conèixer els membres del nostre equip aquí ens tens.
- Si t’ha agradat aquest article el pots compartir a LinkedIn, Facebook o Twitter, segur que tens coneguts que els agradarà com a tu.
